Retomamos hoy el post en el que hablamos de las 6 estrategias para mejorar tu Gestión del tiempo.
Continuando el hilo recordamos que ya hemos hablado de Priorizar y Planificar, ahora nos tocan continuar con otros 4 consejos que, con práctica, constancia y un poco de sacrificio, te ayudarán a ganar mucho tiempo a cada día y por tanto ser más feliz y aumentar tu productividad.
Y todo ello sin olvidar que las nuevas herramientas de IA aplicables a la gestión del tiempo o a la operativa diaria nos serán de gran ayuda para dedicar nuestro tiempo a lo que lo tenemos que dedicar, pondré un ejemplo práctico al final del post.
- Define cuánto tiempo vas a dedicar a cada tarea
Decíamos en el último consejo del post anterior que para planificar siempre hay que tener en cuenta algo y ese algo es ¿cuánto tiempo voy a tardar en hacer la tarea correspondiente?, simplemente es imposible planificar si no tengo una idea, lo más cercana posible a la realidad, de lo que se tarda en hacer esa tarea.
Cuando sabemos lo que se tarda en hacer cada una de las tareas, podemos planificar cuándo empiezo y cuando acabo, y nuestro cerebro se sentirá mucho más seguro y comprometido con el cumplimiento de esa tarea.
Según el principio de Parkinson “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”, por eso si no le asignamos un tiempo, con un principio y un fin, estamos perdidos y nuestro maravilloso cerebro nos jugará una mala pasada.
Pero es que, además, te recomiendo que, si a una tarea, por ejemplo, elaborar el informe del trimestre, o a la realización de 5 llamadas de seguimiento comercial, o lo que sea, le estimas una duración de 45 minutos, en la agenda le fijes un poco menos, por ejemplo 40 minutos. Verás que el efecto de ese dimensionamiento de tiempo es un compromiso mayor con la realización de la tarea y eliminará distracciones que antes sí ocurrían.
Pruébalo y verás qué efecto tan sorprendente y tan positivo. No olvides asignar siempre el tiempo que dedicarás a cada tarea, y si lo calculas un poco por lo bajo, mucho mejor.
- Elimina al menos 2 ladrones del tiempo
Todos sufrimos a estos enemigos de la buena gestión del tiempo. En resumen, los hay internos y externos, es decir los que genero yo mismo y los que me vienen del exterior. Si dedicas unos minutos a pensar en los que más te estén afectando, podrás establecer un plan de acción. Ahora re recomendamos que pienses en el que más te afecte de cada tipo.
Si por ejemplo de tipo interno es el desorden personal (archivos físicos, carpetas del ordenador o del correo electrónico, etc.), haz un plan para acabar con él. Dedica un día 30 minutos, por ejemplo, a establecer un sistema de archivo de carpetas del correo, establece reglas de respuesta automática para los que sea posible (otro ejemplo de cómo la IA te puede ayudar en tu gestión del tiempo), comprométete a que cada vez que entres en el email, (luego veremos la rutina de uso del email) archivarás o eliminaras cada email y en poco tiempo tendrás una bandeja de entrada limpia, y todo organizado.
Ahora veamos los ladrones externos, por ejemplo puede ser el famoso “efecto confesionario”. Pues bien, una vez detectado, pon un límite, practica la asertividad (es decir, sé capaz de decir tus opiniones, necesidades y puntos de vista respetando las opiniones, necesidades y puntos de vista de los otros y busca un acuerdo viable para ambas partes), defiende tu tiempo, dirige las conversaciones y verás como ganas muchos minutos al día.
Seguro que no “sufres” solo dos ladrones del tiempo y muy probablemente sean distintos a los de los ejemplos. ¿El consejo?, búscalos, elévalos a consciente y actúa para primero limitarlos y después eliminarlos.
3. Delega todo lo que puedas
¿A quién no le gustaría poder quitarse la realización de tareas que no aportan valor a su trabajo y que además para otros pueden ser parte de su crecimiento profesional?, pues bien, por mi experiencia he llegado a la conclusión de que a muchas personas les cuesta delegar, ya sea por falta de confianza en las personas en que puede delegar o por una extraña sensación de inseguridad.
Lo curioso es que la realidad es que delegar tiene enormes beneficios, solamente hay que hacerlo siguiendo unos pasos básicos y sencillos, cuando ya se está seguro de querer delegar y se confía, claro está.
¿Qué pasos son?, saber qué y en quién se delega, la formación del delegado, la claridad en los objetivos y los procesos, dejar aportar su propio punto de vista, hacer una supervisión, ni obsesiva ni examinadora, de la ejecución de la tarea y retroalimentar para corregir errores o felicitar por el desempeño.
Por supuesto podríamos extendernos más, pero para empezar te recomiendo que busques una tarea que puedas delegar, piensa en quién la puede asumir, fórmale, explícale, pídele su opinión, dale tranquilidad, ponte a su disposición para cuando tenga dudas, y dale feedback, y verás que ahorras tiempo para dedicarte a tareas en las que aportas tu verdadero valor y esa persona crece profesionalmente.
4. Establécete rutinas
Si en tu día o en tu semana no tienes espacio para algunas rutinas es probable que estés perdiendo la oportunidad de ganar mucho tiempo y sobre todo mucha tranquilidad en el uso del tiempo.
¿Por qué son buenas las rutinas?, de nuevo nos encontramos la respuesta con nuestro propio cerebro, una rutina es algo que haces, (casi sin pensar) porque “toca”, por ello hay ciertas tareas que se pueden “rutinizar” y pase lo que pase, simplemente, se hacen.
Ejemplos de rutinas. Dedicar espacios concretos al correo electrónico (también es válido para los sistemas de mensajería interna tipo Teams), en lugar de tener siempre el correo abierto y que sea obsesivo mirarlo cada 2 minutos con las nefastas consecuencias para la concentración y la continuidad en la ejecución de tareas que eso conlleva, es mucho más eficiente fijar en la agenda una rutina por ejemplo, trabajar el email cada 2 horas (cuidado, dependiendo del tipo de trabajo que desempeñes puede ser necesario cada hora o cada 3), y cuando toque la rutina de revisión de correo, prepara la agenda y ponte en modo Priorizar/Planificar/Replanificar. Seguramente con que esta rutina dure 10 minutos tendrás el correo siempre en orden y todo planificado, listo para ejecutar tareas, según su priorización y su planificación, por supuesto.
¿Otras rutinas?, tener un espacio para tareas procrastinadas una vez por semana o fijar una hora para llamadas similares, hacer un briefing, visitar la fábrica, etc. eso cada uno debe hacerlo en función de sus tareas y de las que se puedan establecer como rutina, pero sin duda el gran beneficio es que cuando algo se convierte en rutina, simplemente se hace llegado el momento y eso es sin duda positivo de cara a la gestión del tiempo.
Para terminar, decía antes que iba a poner un sencillo ejemplo de una utilidad de la IA para dedicarnos a lo que nos tenemos que dedicar.
En ChapGPT for Excel, una de las utilidades que nos ofrece es la herramienta de búsqueda masiva en la web. Básicamente nos permite pedirle que nos haga una segmentación de empresas bajo los criterios que le definamos, es decir nos ahorra hacer una búsqueda manual navegando por páginas y páginas, o buscando en bases de datos muchas veces desactualizadas o imprecisas… con este ahorro de tiempo gano, poder dedicarme a la parte dónde sí que aporto valor, a analizar al cliente potencial, a establecer una estrategia comercial, a preparar mi propuesta adaptada a ese cliente, etc. etc.
En SDS llevamos muchos años ayudando a nuestros clientes a mejorar en su gestión del tiempo, si quieres dedicarle un tiempo a ganar tiempo, te esperamos porque hay mucho más de que hablar.
Si estás interesado en saber más sobre Gestión del Tiempo no dejes de echar un ojo a nuestra formación en Gestión del Tiempo para empresas
