Durante la pandemia muchas empresas implantaron, obligadas, eso sí, por la situación excepcional que vivimos, el teletrabajo como solución a la imposibilidad o las dificultades para que los trabajadores acudieran físicamente a sus puestos de trabajo. Si bien, es cierto que ya era algo relativamente habitual en algunos sectores, en especial en el de la informática y las telecomunicaciones.
A día de hoy, y ya pasados aquellos tiempos de limitaciones, son muchas las empresas que tienen sistemas híbridos de teletrabajo y presencialidad con los que tratan de satisfacer los deseos de conciliación laboral con la productividad de las empresas.
En otros posts hemos hablado de gestión del tiempo y en esta ocasión queremos dar algunas pautas que consideramos interesantes tener en cuenta para que el teletrabajo sea productivo, pero no se convierta en un problema personal o laboral.
La gestión del tiempo y el teletrabajo
1º El espacio de trabajo
El espacio de trabajo tiene mucho más que ver con la gestión del tiempo de lo que a primera vista parece.
Es aconsejable disponer de un lugar adecuado, tranquilo, bien iluminado, con una silla y una mesa que permitan estar durante más tiempo del que se suele pasar en una mesa de comedor. Este espacio además debe estar ordenado y tener a mano la documentación con la que se trabaja, si es el caso.
Consejo, en la medida de lo posible que se parezca lo más posible a un puesto de trabajo, tu mente (tu inconsciente) se concentrará mucho mejor que si estás en medio de tu salón en la mesa de comedor o en la cocina.
2º Horario de inicio y de fin de cada jornada
Al igual que en cualquier oficina existe un horario, en las jornadas de teletrabajo debe ocurrir lo mismo, (además debemos recordad que es obligatorio el control de la jornada laboral por medio de fichaje telemático). En el teletrabajo es muy fácil caer en la errónea idea de que “como estoy en casa me pongo cuando quiera y termino cuando quiera” (y esto incluye fines de semana, festivos, etc.). Este error suele ser el principio de algo que nos va a confundir y a acabar llevando a ser más improductivos, aunque podría parecer lo contrario ya que en demasiados casos se trabajan más horas, pero más ineficientes.
Está comprobado que las rutinas suelen ser positivas para la productividad, al fin y al cabo, la hora de empezar y de terminar es una rutina que nos dará seguridad para poder hacer algo que sin duda en la gestión del tiempo es esencial y es planificar de manera adecuada. El desorden o el caos, no suelen ser amigos de la buena organización.
El gran artista Picasso decía que “la musa te coja trabajando”, así que fija espacios de plena concentración que permiten alta productividad.
Desde hace ya algunos años, muchas empresas han puesto horarios flexibles de entrada y salida, lo que sin duda es un interesante avance, pero eso tiene unas limitaciones que tienen la misma base que este consejo (no conozco ninguna empresa en la que se entre cuándo se quiera y se salga cuando se quiera).
Consejo, fíjate una hora de inicio y una hora de final para tu jornada diaria de trabajo y esfuérzate en cumplirlo.
3º El Princiopio de Parkinson
Relacionado con o anterior está el Principio de Parkinson que nos dice que toda tarea se expande en el tiempo tanto tiempo como se le asigne. Por ello, especialmente en el teletrabajo al planificar tus tareas, asigna un tiempo concreto para su realización y esfuérzate en cumplirlo. De nuevo está nuestra mente para jugarnos malas pasadas y dado que la percepción del tiempo como el entorno nos pueden generar confusión en el entorno de casa, es mejor tener mucho cuidado con la asignación de tiempos para cada tarea.
Consejo. Estima (en función de tu experiencia y otros factores) el tiempo que va a consumir cada tarea de cara a su planificación en la agenda del día/semana/mes/año.
4º Manejo de interrupciones y control de los ladrones del tiempo
Según la ley de Carlson, toda actividad interrumpida tiende a consumir más tiempo que si no se hubiese interrumpido. Por eso, en cualquier modalidad de trabajo es esencial controlar o limitar las interrupciones.
Lo que ocurre es que estando en casa, nos podemos volver mucho más laxos en ese control de interrupciones y de los ladrones del tiempo “caseros”. Puede venir Amazon, puedo tener que atender al perro, puede sonar el portero, puedo tener que cocinar, puede venir un vecino, puede llamar un familiar, puede necesitar uno de tus hijos que le ayudes con los deberes, etc. etc. etc. todas ellas son interrupciones que no teníamos en nuestras vidas antes del teletrabajo ya que en los centros de trabajo hay otros factores de distracción.
Al ser nuevos y más “familiares” o “amistosos” parecen más apetecibles y por tanto menos peligrosos para nuestra gestión del tiempo, pero evidentemente, eso precisamente les hace más dañinos y difíciles de controlar.
Consejo, el autocontrol, la disciplina, y la consciencia de su existencia nos deben conducir a controlarlos de manera eficiente. Hay un truco muy útil que es planificar pequeños espacios de descanso entre tareas que nos evitan interrupciones involuntarias y que nos permiten trabajar con mucho mayor nivel de concentración (ya que sabemos que esas necesidades estarán cubiertas en un momento cierto y concreto). Por supuesto la jornada no debe convertirse en un espacio entre descansos…estos descansos, quizá 1 cada dos horas, nos mantendrán con la mente fresca y más eficiente.
5º Reuniones imprevistas
Qué duda cabe que herramientas como Teams, o Zoom son maravillosas, útiles y eficientes, pero como tantas veces en la historia de la humanidad el mal uso o el sobreuso acaban haciendo de ellas nuestros enemigos. Recibir una convocatoria a una reunión de Teams se convierte en un factor extremo de interrupción y eso que se puede consultar la disponibilidad de las personas convocadas… es la versión online de la famosa “reunionitis”.
Las buenas prácticas para las reuniones eficientes son exactamente igual de aplicables. Lo primero ¿de verdad es imprescindible la reunión?, ¿están convocadas las personas que deben?, ¿tenemos un orden del día, una hora de comienzo y de fin y unos objetivos concretos?, ¿tiene todo el mundo el material con que se debe trabajar? Además el líder de la reunión debe controlar los tiempos, las intervenciones, las emociones, reconducir la reunión si hay dispersión, avisar del final y centrar las conclusiones y siguientes acciones.
Conclusión
Debemos evitar pensar que por estar a distancia las reuniones dejan de ser un encuentro en el que las personas involucradas deben tomar alguna de decisión, y todo lo que se aparte de eso empieza a sonar a pérdida de tiempo.
Por nuestra experiencia en SDS training, es importante interiorizar que el teletrabajo es en esencia igual que el trabajo en la oficina, y que las claras ventajas que da no se deben perder por los peligros que tiene.
¿Has pensado en formar a tus equipos para mejorar la productividad y su satisfacción laboral?, cuando quieras hablamos.
