Si dedicas un rato de vez en cuando a pensar «¿cómo puedo ser mejor profesional?» o, si tienes responsabilidad en la formación de tu empresa o equipo, «¿cómo puedo ayudar a las personas que componen mi equipo o mi empresa a ser más eficaces?», es muy posible que te surjan ideas como aprender inglés, hablar mejor en público, contabilidad, nuevas tecnologías, gestión de clientes, técnicas de venta, etc. Sin embargo muchas veces se nos pasa por alto una herramienta que se usa en la gran mayoría de trabajos (aunque sea a diferentes niveles); el Excel, aún diré más, el maravilloso y en el fondo, desconocido Excel.
Yo puedo querer hacer simplemente una factura y puedo hacerla con un papel, un boli y una calculadora o abrir una hoja Excel, preparar unas fórmulas sencillas, darle un formato y tener lo mismo pero bien hecho, sin errores y además lo podré utilizar para otras ocasiones. También puedo tener ficheros que provienen de SAP, descargarlos, trabajarlos con funciones complejas, crearme tablas dinámicas, emitir informes con gráficos, etc. En el fondo lo que estoy haciendo es mejorar la calidad y exactitud en el trabajo, y ganar tiempo siendo mucho más eficiente.
En las muchas formaciones que impartimos a lo largo del año, tanto en empresas como en grupos en abierto en nuestras instalaciones, percibimos que el nivel medio de Excel es en una escala de 0 a 10, aproximadamente 4,5. La mayoría de personas se quedan en un uso bastante superficial de Excel, por supuesto que hay profesionales que saben usar funciones anidadas, tablas dinámicas de miles de registros, utilizar el BUSCARV, e incluso crear macros en VBA…, pero sorprendentemente no es la mayoría de profesionales que lo podrían necesitar.
Cada puesto requiere un nivel de Excel pero, al igual que en otras áreas de conocimiento, cuanto más sepa y mejor lo maneje será mejor ya que ¿cómo voy a utilizar una función concatenar si no sé ni siquiera que existe?, y la verdad es que si lo supiese me vendría genial…
Excel en casi infinito, pero hay ciertas utilidades que diría que todos deberíamos saber, una buena formación, basada en al aprendizaje práctico, en la que pueda preguntar ante cualquier “atranque” qué ha pasado y cómo se soluciona, me facilitará un trabajo mucho más exacto, limpio, profesional y eficiente.
¿Has pensado ya en cómo sacar verdadero partido de esta maravilla de herramienta?
