Todas las personas que conozco y que he conocido saben gestionar su tiempo. Esto no quiere decir que sepan hacerlo bien, simplemente quiere decir que saben gestionarlo, es decir tienen tiempo para trabajar, dormir, salir con amigos, comer, descansar, llevar a sus hijos al colegio, ir al gimnasio, ver series por televisión, estar en redes sociales, etc. etc.
Cuando hablamos de gestionar el tiempo en realidad hablamos de hacer lo mismo que antes, pero de manera ordenada o mejor dicho dirigida a un fin (diríamos estratégica), que no necesariamente tiene que ser la productividad (que es el fin que los participantes en cualquier formación de gestión del tiempo elijen como objetivo del curso, y sobre lo que yo no estoy totalmente de acuerdo), el fin puede ser disfrutar de un descanso, de la compañía de unos amigos o de los hijos o de la pareja, o también por supuesto ser más productivo.
Las empresas suelen llegar a la conclusión de que necesitan hacer formación en Gestión del tiempo cuando ven que el estrés por la falta de tiempo está afectando a los trabajadores, o cuando perciben que la productividad no es la que debería ser.
En ese momento muchos se plantean ¿Qué se aprende en un curso de Gestión del tiempo?
Pues bien, teniendo en cuenta, como veíamos antes, que todo el mundo, mal o bien, consciente o inconscientemente gestiona su tiempo, es esencial saber para qué voy a invertir tiempo (y dinero) precisamente en saber gestionar el tiempo, cosa que además llevo haciendo desde el mismo instante en que nací.
Veamos. ¿Qué debe aprenderse en una formación de Gestión del tiempo?
1º Valorarlo. Sin duda tratándose de un bien que parece infinito y gratuito, lo primero que es necesario entender es que no es ni una cosa ni la otra.
Cualquier proceso de mejora en la gestión del tiempo debe empezar por aprender a valorar (sin obsesionarse) este bien que en demasiadas ocasiones se nos escapa de la mano, más por despiste que por otra cosa.
Reconozcámoslo, los bienes escasos se valoran más que aquellos de los que hay mucho. Y si además constantemente tenemos más de él, es la combinación idónea para despilfarrarlo sin demasiada preocupación.
Una vez dado este primer paso nos quedan algunos puntos esenciales por ver.
2º Eliminar ideas erróneas. En lo relativo a este asunto del tiempo hay muchas ideas asentadas en la mente de las personas y en el imaginario popular que no son ciertas. Por ejemplo, “es bueno hacer dos cosas a la vez” (el famoso multitastking), “si trabajo rápido llego a más tareas”, “trabajo mejor bajo presión”, “siempre debo estar disponible para ayudar a mis compañeros o a mi equipo”, etc. etc. Pues bien, desterrar estas ideas equivocadas de nuestra mente es esencial para progresar. Aunque le aseguro que me gustaría, ahora no es el momento de explicar por qué cada una de ellas (y otras muchas) es un error, para ello puede esperar a otra entrada de este blog o contratar una formación con SDS training…
3º Malos y buenos hábitos. Ahora toca dar dos pasos, el primero para atrás y tomar impulso para que el segundo sea mucho más adelante.
El paso hacia atrás será tomar conciencia de lo que nunca, nunca, nunca se debe hacer, aquí entran cosas como procrastinar, ser perfeccionista, no saber decir no (es decir no ser asertivo), no ser ordenado, saltar de una tarea a otra, trabajar sin la concentración necesaria, etc. Todas ellas son habituales en el día a día de muchos profesionales y además, y para colmo, algunas en concreto están socialmente bien vistas y te refuerzan para seguir haciéndolo.
El paso adelante una vez tomada carrerilla es adquirir nuevos hábitos, lo que llamamos buenas costumbres en la mejor gestión del tiempo. Por ejemplo, adquirir rutinas, controlar los ladrones del tiempo, saber utilizar el email y las herramientas de trabajo colaborativo como Teams, utilizar herramientas de apoyo (que puede ser desde una simple agenda de papel, hasta la más elaborada aplicación basada en IA que puedas encontrar), poner límites al tiempo dedicado a cada tarea, aprovechar los tiempos muertos de espera, agrupar tareas similares (lo que se conoce como time blocking), etc.
En este momento ya tenemos mucho avanzado y, si de verdad hemos interiorizado todo ello, estamos a punto de poder ser más productivos, pero sobre todo mucho más felices. ¿O es que la angustia producida por la falta de tiempo no produce una cierta infelicidad? La productividad vendrá como consecuencia de la felicidad.
Aún así nos quedan varios puntos importantes más que trabajar:
4º Las 3 herramientas claves de la gestión del tiempo. Priorización, Planificación y Delegación.
Sin una buena priorización no podremos planificar correctamente, una sin la otra, simplemente no sirven. Son dos caras de la misma moneda.
A lo largo de los muchos años que llevamos impartiendo en SDS training formación en esta habilidad profesional hemos visto muy variados y aparentemente razonables criterios de priorización (lo último que entró, lo que más me gusta hacer, lo que diga el jefe, etc.), pero todos son equivocados excepto aquellos que combinan lo importante con lo urgente, y aquí la clave será saber distinguir lo importante, de lo que no lo es, y lo urgente, de lo que no lo es, para aplicarte en las tareas adecuadas y durante el tiempo adecuado en todo momento.
La otra cara de la moneda es la planificación, que lleva aparejada la replanificación “razonable” (no se puede estar todo el tiempo replanificando) y que nos exigirá un alto nivel de compromiso con nosotros mismos.
Por último, en este apartado hay que dedicar un tiempo a la Delegación. Esta habilidad tiene más de dificultad intrapersonal que otra cosa. Me refiero a que apenas encuentro profesionales que no entiendan la delegación como una ventaja, pero reconozco que tampoco encuentro muchos profesionales que realmente se sientan cómodos delegando. El primer paso, se lo adelanto aquí, es confiar realmente en las personas en que se delega, a partir de ahí solo nos queda aprender el proceso y los elementos claves de esta útil herramienta.
5º “Reunionitis”. Las reuniones son un mal endémico de la empresa. Digo un mal porque, aunque indudablemente son necesarias, apuesto a que más del 50% de las que se producen diariamente son, o bien completamente prescindibles, o bien podrían tener una duración menor de tiempo. Aprender a convocar, iniciar, dirigir y, concluir una reunión es muy sencillo y nos trae muchos beneficios.
En toda formación pues, habrá que trabajar cada uno de estos puntos, si se le ocurre alguno más que no aparezca en esta lista, le agradeceremos que nos lo escriba a nuestro email, info@sdstraining.es
Le animamos a mejorar la gestión del tiempo de su equipo, no lo dude, busque una formación en la que se trabaje cada uno de estos puntos y verá como al menos habrá una mejoría de un 15%, que por si no se ha dado cuenta son, dentro de una jornada anual habitual de 1.700 horas, ni más ni menos de 255 horas, es decir que cada trabajador que mejore ese 15% será como si trabajase un mes natural más al año pero lo mejor de todo es que además será más feliz.
Y es que gestionar bien el tiempo no consiste en hacer más cosas en menos horas, sino en enfocarte en lo realmente importante y trabajar de forma más inteligente. Cuando un equipo aprende a priorizar, organizarse y eliminar distracciones, los resultados no tardan en notarse: menos estrés, mayor productividad y una mejor calidad de trabajo.
Si quieres que tu empresa dé ese salto y transforme la forma en la que gestiona su tiempo, te ayudamos a conseguirlo. Descubre nuestros cursos de gestión del tiempo para empresas y empieza a construir equipos más eficientes, organizados y enfocados desde hoy mismo.
Errores comunes al automatizar procesos
Uno de los errores más frecuentes es automatizar un proceso sin revisar previamente la calidad de los datos. Otro error habitual es no documentar los procedimientos, lo que dificulta su mantenimiento. También es común crear automatizaciones demasiado complejas que resultan difíciles de mantener. No formar a los usuarios finales también puede limitar el éxito de la automatización.
Buenas prácticas para automatizar tareas en Excel
Es recomendable empezar con procesos sencillos antes de abordar automatizaciones más complejas. Es importante documentar cada proceso para facilitar su mantenimiento. También es aconsejable probar las automatizaciones con diferentes escenarios para asegurar su correcto funcionamiento. Mantener una estructura de datos clara facilita la automatización. Formar a los equipos es clave para asegurar la adopción.
Impacto de la automatización en la productividad
La automatización permite reducir tiempos de ejecución, mejorar la calidad de la información y aumentar la eficiencia de los equipos. También facilita la estandarización de procesos y mejora la trazabilidad de la información.
Las empresas que invierten en formación de excel para empresas suelen experimentar mejoras significativas en la productividad porque los empleados adquieren herramientas prácticas para optimizar su trabajo diario.
Automatización y transformación digital
La automatización con Excel es un primer paso hacia la transformación digital porque permite optimizar procesos sin necesidad de grandes inversiones tecnológicas. Facilita la cultura del dato y fomenta la mejora continua dentro de la organización.
Un buen curso de excel para empresas permite a las organizaciones avanzar en su madurez digital y mejorar la eficiencia operativa.
Cómo desarrollar una cultura de automatización
Para que la automatización tenga éxito es importante fomentar una cultura orientada a la mejora continua. Esto implica identificar oportunidades de mejora, promover el aprendizaje continuo y compartir buenas prácticas dentro de la organización.
También es importante contar con formación adecuada que permita a los empleados desarrollar habilidades técnicas y aplicar soluciones prácticas en su día a día.
Conclusión
Automatizar tareas repetitivas en Excel es una de las formas más efectivas de mejorar la productividad, reducir errores y optimizar procesos dentro de una empresa. Gracias a herramientas como macros, Power Query, tablas y fórmulas, es posible transformar tareas manuales en procesos automatizados que ahorran tiempo y mejoran la calidad de la información.
Invertir en formación no solo mejora las habilidades técnicas de los equipos, sino que también permite a las organizaciones ser más eficientes y competitivas en un entorno cada vez más orientado a los datos.
Impulsa la eficiencia de tu equipo con formación especializada
Si quieres que tu equipo aprenda a automatizar tareas y aprovechar todo el potencial de Excel, en SDS Training ofrecemos programas prácticos adaptados a las necesidades reales de las empresas y enfocados en mejorar la productividad desde el primer día.
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