¿Cómo saber si necesito Excel, Power Query, o Power BI?

por | Feb 5, 2024 | Excel, Power BI

Muchos profesionales tienen dudas sobre estas herramientas, ¿con Excel solo me vale?, ¿eso de Query para qué sirve?, ¿Power BI es solo para grandes empresas?, vamos a tratar de aclarar algunas ideas y dar un poco de luz a estas importantes herramientas.

En la medida en la que la familia de los elementos dinámicos ha crecido las eternas preguntas son ¿Power BI es para mí?, ¿ya no me vale con Excel?

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Y la respuesta más habitual es “casi seguro que sí”. Pero vayamos por partes, porque, desde luego Excel es y seguirá siendo un programa imprescindible.

Imprescindible para la gestión de datos, para los registros y los cálculos del día a día, para el conocimiento del detalle… Sin embargo, cuando es necesario hacer análisis de conjuntos de datos, Power BI es sin duda el mejor aliado.

Existe la sensación de que Power BI es una herramienta sólo necesaria en el análisis de alto nivel, el aliado del gerente o los altos directivos, y seguramente su origen fue así. Sin embargo, con el tiempo y su evolución, se ha convertido en una estupenda herramienta para cualquier persona que necesite respuestas de bases de datos, porque más allá de las grandes fórmulas capaces de los análisis más complejos imaginables, Power BI es capaz también de ofrecer respuestas sencillas, fáciles de conseguir y modificar con muy poco esfuerzo.

Hagamos un poco de historia

Excel, la hoja de cálculo por excelencia, pensada para el trabajo y cálculo automatizado del día es capaz de trabajar con estructuras de datos de todo tipo, pero… cuando hace falta analizar, la cosa se complica. Los datos deben tener la estructura adecuada, y no siempre contamos con ella, por eso, se incorpora a la oferta de sus herramientas al éxitos pero discreto Power Query, una aplicación que, al servicio de Excel desde su pestaña de datos, permite transformar los datos y adaptarlos a las necesidades del análisis dinámico, sin tener por ello que renunciar a esa otra estructura tan cómoda para nuestras otras facetas del trabajo.

Así, el matrimonio perfecto Excel-Query empezó a permitirnos hacer tablas dinámicas potentes y estupendas a partir de datos que, de origen no estaban bien estructurados.

Pero entonces uno quiere más, quiere hacer análisis de distintos aspectos, desde diversos puntos de vista y, ya puestos verlos al tiempo, pudiendo ajustarlos a un detalle u otro. Esto requiere de varios elementos dinámicos en una misma página: un gráfico de evolución de ventas, un mapa por zonas, el detalle destacado del producto más vendido, un cambio de colores en función de resultados…

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Lograr eso en una hoja es Excel acaba siendo un trabajo casi artesanal de ajuste de celdas, cuanto menos incómodo, y entonces, llega al rescate Power BI, un programa capaz de aglutinar las tres facetas necesarias para el análisis de la forma más cómoda:

Power BI llama a Power Query para poder preparar los datos adecuadamente, permite preparas cálculos complejos cuando los básicos no son suficiente y por fin, ofrece la posibilidad de visualizarlos de forma cómoda clara y eficiente con muy poco esfuerzo. Y eso es fantástico para un macroinforme al más alto nivel, pero… si es rápido, eficiente y con poco esfuerzo ¿por qué no utilizarlo también para tus pequeños reportes?

Otro capítulo será la gran potencia del cálculo DAX, la evolución desde Power Pivot, la posibilidad de trabajar con gran volumen de datos y compartir reportes, en cualquier caso, siempre que tengas una base de datos de la que es necesario sacar conclusiones, Power BI es para ti.

Seguro que te surgen más preguntas, en SDS training te ayudamos a elegir la herramientas más adecuada y a sacarle el máximo partido posible, ¿Cuándo quieras hablamos?

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