Mi hija pequeña tiene 10 años y está en quinto de primaria. La verdad es que nuestro colegio, el Colegio San Buenaventura de Madrid, tiene cosas que me alegran y a la vez me preocupan en igual proporción. Resulta que ayer al venir de clase nos enseña a su madre y a mí un documento que le había dado su tutor, que por cierto se llama José y aprovecho para darle las gracias por su gran trabajo. Este documento es básicamente un planing donde deben anotar sus tareas, los tiempos que van a dedicar a cada asignatura, a descansar o a otras actividades, los objetivos a alcanzar y finalmente un control de lo realizado.
Es decir, además de que les enseñan Excel, PowerPoint, a trabajar con el office 365 y en la nube y a hablar en público, ahora les enseñan Gestión del tiempo…por eso digo que me alegra, por la formación que les ofrecen a los alumnos, y que me preocupa porque dentro de unos años no vamos a tener a quién formar…
Bromas aparte, cuando me lo enseñaba pensaba yo “mira que es fácil esto de gestionar bien el tiempo”. Solamente hay que diseñar un plan y cumplirlo. Pero debe ser que no es tan fácil porque tras más de 10 años impartiendo esta formación, incluso a profesionales que han leído libros como “Getting things done” de Davi Allen, o “los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, de Stephen Covey, o que han realizado algún tipo de formación en esta área, los problemas son los mismos en la mayoría de los profesionales que acuden a nosotros.
Veamos algunos ejemplos y alguna de las medidas y compromisos a acometer para solucionarlos.
“No sé en qué se me escapa el tiempo”. Consejo: haz una auditoría de tu uso del tiempo, escribe como vas invirtiendo tu jornada durante al menos una semana, al cabo de una semana tendrás una información magnífica y sabrás por dónde empezar a solucionarlo.
“Todos me roban el tiempo; clientes, compañeros, jefes, etc.” Consejo: aprende a decir “ahora no”, defiende tu tiempo, actúa asertivamente. Interioriza también que no siempre tienes que estar disponible para todos en todo momento. Y por último recuerda que cada día tiene 1.440 minutos y los que se pierden, simplemente no se recuperan.
“Sé trabajar en mi desorden”. Consejo: no te engañes, eso de que tu desorden está controlado, no tiene tanto sentido como parece. El desorden es desorden y el orden ahorra tiempo y facilita encontrar cualquier documento, formato, Excel, referencia, dato, etc. etc.
“Dudo a qué actividad, tarea o proyecto, ponerme primero”. Consejo: Prioriza de acuerdo al único criterio que vale la pena priorizar, hazte la pregunta, ¿por qué me pagan?, o ¿qué es lo que justifica mi puesto de trabajo?, y aplícate al máximo en todas las actividades, tareas o proyectos que tengan que ver con eso, lo demás…seguramente ni se note.
“Me gusta hacer las cosas bien, soy algo perfeccionista”. Consejo: Aprende a dedicar a cada actividad, tarea o proyecto, el tiempo justo, ni más ni menos, asigna plazos a la realización de las tareas y cúmplelos. Alguna vez permítete hacer alguna “chapuza” (¡cuidado! no que trabajes chapuceramente) y si lo haces, siempre en tareas en las que la exigencia de calidad del resultado no sea alta.
“Me gusta delegar, pero me cuesta”. Consejo: Delegar es una magnífica herramienta para mejorar la gestión del tiempo, pero a muchas personas les cuesta por algo tan sencillo como que no confían en las personas que tiene cerca. Fuérzate a hacerlo, asumen que puede haber errores y que lo más probable es que las cosas no se hagan igual que si las hicieses tú. Enseña a los delegados lo que esperas y cómo se puede hacer y por supuesto no seas controlador sino supervisor.
“Cada día hago una lista de tareas, pero al día siguiente es casi igual” Consejo: Hacer listas de tareas está bien, y complementarlas con planificaciones a largo, medio y corto plazo, está mucho mejor, pero el documento de tu lista de tareas no se ejecutará solo, cuando lo haces asumen que te comprometes con él y que realizarlo es tu obligación y responsabilidad.
“Me paso el día mirando el email” Consejo: Aprende a controlar ese deseo impulsivo que tienes de mirar el correo. Por supuesto que hay que mirarlo, como mínimo 4, 5 o 6 veces al día, pero no 250… Si reduces las veces que cortas una tarea para mirar tu correo, verás multiplicarse tu concentración en lo que estás haciendo y cuando acabes y sea el momento, revisa el correo con la agenda al lado.
“También tengo que descansar” Consejo: Claro que hay que descansar, incluso tener tiempo para mirar el WhatssApp, las redes sociales, o tomar un café, pero esto también se puede planificar y determinar pequeños momentos del día en que te planteas tu descanso.
Seguro que poniendo en práctica estos consejos, notarás una gran mejoría en tu gestión del tiempo, pero si quieres saber más o quieres que tu empresa o, tu equipo se forme en ello, estamos a tu disposición.
